Pan fydd gennych apwyntiad Pension Wise - ein polisi preifatrwydd

Pan fyddwch yn defnyddio Pension Wise, rydym yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch er mwyn rhoi cyfarwyddyd i chi ynglŷn â'ch dewisiadau pensiwn.

Rydym yn casglu ac yn prosesu eich gwybodaeth bersonol gan ddefnyddio sail gyfreithlon a elwir yn 'dasg gyhoeddus’. Mae hyn yn golygu bod modd i ni gyflawni tasg sydd er budd y cyhoedd neu sy'n rhan o'n swyddogaethau swyddogol, sydd â sylfaen glir yn y gyfraith.

Pan fyddwch yn gofyn am apwyntiad Pension Wise gan ddefnyddio gwefan GOV.UK, canolfan gyswllt genedlaethol Pension Wise, eich Cyngor ar Bopeth lleol neu'ch cyflogwr, mae eich manylion personol yn cael eu trosglwyddo i'r gwasanaeth Pension Wise agosaf er mwyn trefnu eich apwyntiad.

Rydym yn casglu mwy o wybodaeth gennych yn ystod eich apwyntiad Pension Wise.

Y wybodaeth rydym yn gofyn amdano

Rydym ond yn cofnodi gwybodaeth a fydd yn ein helpu i roi cyngor i chi ar eich dewisiadau pensiwn.

Yn ystod y cam trefnu apwyntiad, rydym yn gofyn am eich enw, eich dyddiad geni, eich cyfeiriad a'ch rhif ffôn.

Yn ystod eich apwyntiad Pension Wise, byddwn yn gofyn i chi am eich cronfeydd pensiwn, eich sefyllfa ariannol a theuluol a'ch iechyd. Byddwn yn gofyn am eich caniatâd i gofnodi'r wybodaeth hon.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Y prif reswm y mae angen eich gwybodaeth arnom yw i ddarparu gwybodaeth i chi am eich dewisiadau pensiwn. Bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio i greu dogfen sy'n crynhoi'r hyn a drafodwyd yn yr apwyntiad - gallwch fynd â'r ddogfen hon gyda chi neu ofyn am gael ei derbyn mewn e-bost.

Rydym ond yn defnyddio eich gwybodaeth am resymau eraill os oes wir angen i ni wneud hynny - er enghraifft:

• at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd

• i ymchwilio i gwynion

• i gael adborth gennych am ein gwasanaethau

• i'n helpu i wella ein gwasanaethau

Deall ymholiadau pensiwn pobl

Rydym yn defnyddio rhywfaint o wybodaeth i greu ystadegau ynglŷn â phwy sy'n derbyn cymorth gennym, a nodi'r ymholiadau pensiwn mwyaf cyffredin. Mae'r wybodaeth hon yn ddienw bob amser - nid oes modd eich adnabod.

Mae hyn yn ein helpu i wella ein gwasanaeth. Gallem rannu'r wybodaeth hon gyda chyllidwyr, rheoleiddwyr, adrannau'r llywodraeth ac mewn gwybodaeth gyhoeddusrwydd yn ein blogiau, adroddiadau, cyfrifon cyfryngau cymdeithasol a datganiadau i'r wasg.

Rhannu eich gwybodaeth

Weithiau rydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â sefydliadau eraill. Rydym ond yn gwneud hyn er mwyn eich helpu gyda'ch ymholiad neu fonitro ansawdd ein gwasanaethau. Byddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn gwneud hyn.

Mae'n rhaid i sefydliadau rydym yn rhannu eich data â nhw ei storio a'i ddefnyddio yn unol â chyfraith diogelu data - ni allant ei drosglwyddo na'i werthu heb eich caniatâd.

 phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth

Byddwn yn rhannu rhywfaint o'ch data personol gyda'r Gwasanaeth Arian a Phensiynau (MAPS). MAPS yw'r sefydliad sy'n cynnal Pension Wise. Mae mwy o wybodaeth am MAPS ar gael ar wefan y sefydliad.

Mae'r wybodaeth rydym yn ei rhannu gyda MAPS yn cynnwys eich enw, eich cyfeiriad e-bost, eich cyfeiriad post, eich oedran a dyddiad eich apwyntiad. Ni fyddwn yn rhannu manylion sy'n cael eu trafod yn ystod yr apwyntiad oni bai ein bod yn ymchwilio i gŵyn.

Mae Cyngor ar Bopeth a MAPS yn gyfrifol am gadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel a gwneud yn siŵr ein bod yn dilyn cyfraith diogelu data. Mae hyn yn golygu ein bod yn 'reolwyr data ar y cyd' ar gyfer eich gwybodaeth bersonol.

Os ydych yn gofyn am fersiwn digidol o grynodeb eich apwyntiad Pension Wise, byddwn yn rhannu eich enw a'ch cyfeiriad e-bost â Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth er mwyn iddo anfon copi atoch.

Os ydych wedi rhoi caniatâd i ni, byddwn yn rhannu eich manylion cyswllt â'n partner ymchwil, Ipsos Mori. Mae'n bosibl y bydd yn gofyn i chi gymryd rhan mewn rhywfaint o waith ymchwil am eich profiad o'n gwasanaeth neu'r camau a gymerwyd gennych wedyn.

Os cewch gyngor wyneb yn wyneb (yn bersonol)

Mae’n bosibl y bydd Profi ac Olrhain y GIG neu sefydliadau iechyd cyhoeddus lleol yn gofyn i ni rannu eich enw, manylion cyswllt a dyddiad eich ymweliad. Mae hyn i helpu i olrhain achosion o coronafirws

Mae gennym ‘fudd cyfreithlon’ i rannu’r wybodaeth hon o dan gyfraith diogelu data – mae’n ein helpu i’ch cadw chi a’r cyhoedd yn ddiogel.

Ni fyddwn yn:

• rhannu gwybodaeth am y rheswm dros eich ymweliad

• rhannu eich manylion cyswllt ag unrhyw un heblaw Profi ac Olrhain neu sefydliad iechyd cyhoeddus lleol

Yn wahanol i’r rhan fwyaf o sefyllfaoedd, ni fyddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn i ni rannu eich manylion cyswllt. Os nad ydych am i ni rannu'r wybodaeth hon gallwch ddweud wrth eich swyddfa leol eich bod am optio allan. Os nad ydych am roi eich manylion cyswllt o gwbl i ni, byddwn yn dal i allu rhoi cyngor i chi.

Mae’n bosibl y bydd Profi ac Olrhain y GIG yn cysylltu â chi os ymweloch ar yr un pryd â rhywun a brofodd yn bositif am y coronafeirws. Gallwch chi:

• Dysgu mwy am Brofi ac Olrhain yng Nghymru ar wefan Llywodraeth Cymru

• Dysgu fwy am Brofi ac Olrhain yn Lloegr ar GOV.UK

Os oes gennych chi ap Profi ac Olrhain y GIG ar eich ffôn gallwch ‘mewngofnodi' i'n rhai o’n swyddfeydd Cyngor ar Bopeth lleol. Gallwch barhau i gael cyngor hyd yn oed os nad ydych yn mewngofnodi ar yr ap. Gallwch chi:

• Darganfod sut y bydd ap Profi ac Olrhain y GIG yn defnyddio eich gwybodaeth ar GOV.UK

•  lawrlwythwch ap Profi ac Olrhain y GIG o NHS.UK

Storio eich gwybodaeth

Mae eich gwybodaeth yn cael ei storio'n ddiogel yn ein systemau mewnol. Mae'r holl gynghorwyr a staff sy'n cael mynediad at eich data wedi cael hyfforddiant diogelu data er mwyn sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei thrin yn sensitif ac yn ddiogel.

Bydd eich arbenigwr arweiniad yn cofnodi eich holl fanylion yn ein system rheoli achosion ddiogel.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am sut mae MAPS yn storio eich gwybodaeth ar wefan Pension Wise.

Mae Cyngor ar Bopeth yn cadw cofnod o'r hyn a drafodwyd yn eich apwyntiad wyneb yn wyneb neu dros y ffôn am 6 blynedd. Yn ystod eich apwyntiad byddwn yn gofyn am eich caniatâd i gadw'r cofnod am y cyfnod hwn.

Os oes gennych apwyntiad ffôn gyda ni, rydym yn cofnodi ac yn storio eich galwad ffôn am hyd at 6 mlynedd ac yna'n ei ddileu.

Cynhelir ein systemau rheoli achosion yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) a'r DU.

Mae eich enw, eich cyfeiriad e-bost, eich cyfeiriad a'ch oedran hefyd yn cael eu storio gan y MAPS ar weinydd diogel ar wahân sydd wedi'i leoli yn yr UE. I gael rhagor o wybodaeth am sut mae MAPS yn casglu, yn defnyddio ac yn storio eich data,  ewch i wefan Pension Wise. 

Cysylltu â ni ynglŷn â'ch gwybodaeth

Gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i holi am y canlynol:

• pa wybodaeth amdanoch sy'n cael ei storio gennym

• os ydych am newid neu ddiweddaru eich manylion

• os ydych am i ni ddileu eich manylion o'n cofnodion

Anfonwch neges atom:  pensionwisequeries@citizensadvice.org.uk.

Os ydych chi eisiau cwyno

Os nad ydych yn hapus â sut rydym wedi ymdrin â'ch data, gallwch wneud cwyn ar ein gwefan.